Améliorer vos processus d'interview et d'animation d'ateliers

Cet article est le résultat de la collaboration entre nos experts humains et nos intelligences artificielles (en savoir +).

 

 

Dans ce premier opus de notre série d’articles consacrés aux bonnes pratiques de management de projets, Geneviève nous propose d’explorer des méthodes qu’elle connait et a utilisé pour mener des interviews et animer des ateliers de manière constructive et engageante.

 

 Méthodes d'Interview : Écouter pour Comprendre 

La conduite d’interviews repose sur une préparation minutieuse, une capacité d’écoute et de prise en compte de la personnalité de l’individu interviewé, et l’usage de méthodes adaptées à vos objectifs.

Rappelons que l’objectif premier est de ressortir de l’interview avec toute la matière nécessaire au projet. Et pour ça on a des méthodes qui peuvent nous aider. Mais évidemment, tout dépend de la personne qu'on a en face de nous, si elle est bavarde, pas bavarde, si elle est contre ce qu'on va lui demander, si elle n’était pas impliquée dans les phases amont, elle peut montrer des signes de frustration, etc. Nous avons tous à un moment donné rencontré ces difficultés.

Pour mener à bien des échanges constructifs, 2 méthodes phares peuvent nous aider :

• SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) : Une méthode structurée qui aide à cartographier le rôle et les processus d'une personne ou d'une équipe. Posez des questions simples mais stratégiques pour clarifier :
  •  Qui fournit les entrées nécessaires ?
  •  Quel est le processus de transformation ?
  •  Quels sont les résultats et pour quels clients internes ou externes ?
•  MoSCoW (Must, Should, Could, Would) : Idéale pour prioriser les besoins, cette méthode permet d'identifier ce qui est indispensable, important, optionnel ou superflu. Elle est particulièrement utile dans des contextes de transformation ou pour définir des projets alignés avec les besoins métiers.

 

Comment appliquer SIPOC dans une interview ?

Arriver avec un cadre peut être difficile, et cela peut même gêner certaines personnes. Par exemple, certains clients nous avaient préparé une trame d'interview, ce qui est utile, mais peut mettre mal à l'aise la personne interrogée en la forçant à se conformer à des cases prédéfinies. Personnellement, je préfère une approche plus fluide pour conduire une interview. Cela permet à la personne de se sentir davantage écoutée et moins comme si on suivait une liste d’étapes rigides. Bien sûr, il est important d'avoir en tête votre SIPOC pour structurer votre réflexion. Ainsi, vous posez des questions qui permettent d'identifier qui fournit l’ingrédient, la matière ou l’information nécessaire pour déclencher ce que vous allez transformer et que l’on peut considérer comme de la valeur ajoutée.

 

Les questions à poser

Avantages de SIPOC

• Offre une vision globale et détaillée des processus.
• Permet de repérer rapidement les goulets d'étranglement ou incohérences dans une chaîne de valeur.
• Utile pour les audits ou les projets d’amélioration continue.

 

Limites à gérer

• Certaines personnes peuvent être réticentes à se dévoiler complètement, surtout si elles perçoivent l’interview comme un contrôle. Favorisez une approche fluide et non contraignante.

 

La Méthode MoSCoW : Prioriser les besoins avec clarté

La méthode MoSCoW, qui signifie Must, Should, Could, Would, est idéale pour clarifier les priorités, qu’il s’agisse d’explorer les besoins d’un individu ou de hiérarchiser les attentes d’un projet. Dans une interview, elle sert à identifier les éléments essentiels pour votre interlocuteur.

 

Les questions à poser

 

Avantages de MoSCoW

• Clarifie les priorités de manière pragmatique et collaborative.
• Aide à gérer les attentes et à prévenir les frustrations en contextualisant les limites de chaque projet ou poste.
• Favorise une discussion productive, même sur des sujets sensibles.

 

Limites à gérer

• Certains individus peuvent classer tous leurs besoins comme "indispensables". Il est crucial de poser des questions supplémentaires pour affiner cette priorisation.
• Les discussions sur les éléments à éliminer peuvent parfois générer des tensions. Adoptez une approche empathique et rassurante

 

Conseils Pratiques pour Mener des Interviews Réussies

• Adoptez une posture d'écoute active : Soyez attentif aux émotions et signaux non verbaux, particulièrement si la personne est réticente ou peu loquace.
• Préparez une trame flexible : Trop de rigidité peut décourager votre interlocuteur ; une structure souple permet de rebondir sur des réponses intéressantes.
• Favorisez un environnement de confiance : Mettez l’interlocuteur à l’aise en débutant avec des questions ouvertes ou anecdotiques.
• Soyez patient : L’interview peut nécessiter plusieurs échanges pour obtenir une vision complète, surtout si le sujet est complexe ou sensible.

 

 L'animation d'ateliers : faire parler et collaborer 

Animer un atelier, c’est bien plus que réunir des participants autour d’une table. Cela demande une préparation minutieuse, une dynamique bien orchestrée et des techniques engageantes pour maximiser les contributions de tous. Voici comment structurer et conduire des ateliers efficaces.

 

1 - Préparer un atelier : Le fondement de la réussite

Un atelier réussi commence avant même que les participants ne franchissent la porte. Une bonne préparation garantit des échanges productifs et une ambiance stimulante.

Étapes essentielles de la préparation :

•  Définir l’objectif précis : Soyez clair sur ce que vous voulez obtenir à la fin de l’atelier, qu’il s’agisse de décisions, d’idées ou de plans d’action.
• Composer un groupe équilibré : Incluez des profils variés en termes de métiers, de responsabilités et de personnalités. Mélangez les niveaux hiérarchiques pour garantir une diversité de points de vue.
• Organiser la salle ou l’espace virtuel : La disposition influence directement l’interaction. Par exemple :
  • Pour des ateliers dynamiques, favorisez des espaces sans tables.
  • Préparez des outils comme des tableaux blancs, des post-its et des marqueurs.
  • Si l'atelier est virtuel, utilisez des outils comme Klaxoon ou Miro pour recréer l’interactivité.
• Anticiper les imprévus : Préparez tout le matériel à l’avance. Un oubli (comme des feutres ou des rubans) peut ralentir le rythme et donner une impression d’amateurisme. Gardez votre sang-froid quel que soient les imprévus ; l’animateur doit rester flexible et montrer qu’il est toujours en contrôle.

Exemple vécu : Lors d’un atelier avec le client, l’organisateur a créé des groupes mixtes de différents niveaux hiérarchiques pour stimuler les échanges, évitant de rassembler uniquement des « copains » ou des profils similaires. Résultat : des discussions plus riches et des idées mieux confrontées.

 

2 - Dynamiser les participants : techniques & Astuces

Une fois l’atelier lancé, votre rôle d’animateur est de guider les discussions tout en favorisant l’implication de chacun (attention et participation). Voici des techniques éprouvées sur le terrain pour créer une dynamique efficace.

• Mettre les participants à l’aise
  • Introduisez une activité brise-glace pour casser les barrières. Cela peut être une courte présentation personnelle ou une activité ludique comme une roue des émotions, ou, pour les plus audacieux, une musique entraînante qui invite les participants à bouger.
  • Exemple vécu : Lors d’un atelier avec le client, l’organisateur a utilisé une bande audio dans le métavers pour briser la glace. Résultat : même les directeurs ont participé avec enthousiasme, créant une ambiance détendue dès le début.
•  Gérer les personnalités
  • Donnez une voix à tous : Ne laissez pas les « grandes gueules » monopoliser la discussion. À l’inverse, assurez-vous d’encourager les plus réservés.
    • Astuce : Si nécessaire, organisez des mini-groupes pour que chacun ait un espace pour s’exprimer.
• Encourager le mouvement 
  • Une technique physique comme l’Étoile du Changement oblige les participants à se déplacer pour poser des post-its, ce qui stimule l’engagement. C'est une méthode puissante pour structurer les échanges et identifier des axes de transformation.
  • Mise en œuvre pratique 
    • Créer l’étoile : Tracez deux triangles imbriqués avec du ruban adhésif sur le sol ou dessinez-les sur un tableau. Chaque pointe représente un axe :
      • Créer / Initier : Quelles nouvelles idées ou processus devons-nous introduire ?
      • Maintenir / Protéger : Quels éléments existants doivent être préservés ?
      • Amplifier / Magnifier : Quelles initiatives mériteraient d’être renforcées ?
      • Réduire / Diminuer : Quelles pratiques pourraient être simplifiées ou réduites ?
      • Cesser / Éliminer : Qu’est-ce qui ne fonctionne plus et doit être arrêté ?
      • Mettre en œuvre : Quelle feuille de route pouvons-nous construire immédiatement ?      
    • Collecte des données (10 à 15 minutes) : Distribuez des post-its aux participants et laissez-les réfléchir individuellement ou en petits groupes avant de poser leurs idées sur les pointes correspondantes.
      Exemple concret : Lors d’un atelier pour un client, cette méthode a permis de collecter des idées variées sur ce qu’il fallait préserver et ce qui méritait d’être éliminé pour optimiser les processus internes.
    • Partage et discussion (15 à 20 min) : Une fois les post-its posés, organisez une lecture collective. Regroupez les idées similaires, clarifiez les points ambigus et faites éventuellement passer certains post-its d’une catégorie à une autre.
      Anecdote : Lors d’une session, un post-it initialement placé dans "Amplifier" a été déplacé vers "Réduire" après discussion, révélant une vision collective plus nuancée.
    • Passer à l’action (5 à 10 minutes) : Identifiez les idées concrètes à implémenter immédiatement et celles nécessitant une réflexion plus approfondie.
      Exemple vécu : Lors d’un atelier, une des premières actions décidées a été de renforcer la communication inter-équipes à travers des réunions mensuelles.
    • Points d’attention :
    •  Ne stigmatisez pas les participants en attribuant des couleurs spécifiques aux post-its : cela garantit l’anonymat des contributions.
    • Encouragez activement la réflexion sur la pointe "Cesser/Éliminer", souvent la plus difficile pour les participants. Les participants hésitent à se séparer de ce qui leur est familier.
    • Astuce créative : Récompensez les contributions à cette catégorie avec des goodies ou des félicitations explicites.

 

3 - Après l’Atelier : capitaliser sur les contributions  

Un atelier n’a de valeur que si ses conclusions sont traduites en actions concrètes. Voici les étapes pour assurer un suivi efficace :

• Synthèse collective : Regroupez les idées similaires, éliminez les doublons et validez les propositions avec le groupe.
• Construire une feuille de route : Identifiez 2 ou 3 actions prioritaires réalisables à court terme. Cela donne une première preuve tangible des bénéfices de l’atelier.
  Exemple concret : Lors d’un atelier, trois actions prioritaires ont été définies : centraliser les outils de gestion, automatiser une partie des tâches répétitives, et organiser une formation pour les nouveaux processus.
•  Désigner des responsables : Assurez-vous que chaque action est assignée à une personne ou à une équipe avec un échéancier clair.
• Communiquer les résultats : Partagez les conclusions avec l’ensemble des participants et tenez-les informés de l’avancement des actions.

 

Avertissement : Sans suivi, les ateliers peuvent être perçus comme une perte de temps. Lors d’un atelier sur la transformation digitale, une participante a partagé son expérience frustrante où les idées collectées lors d’un atelier n’avaient jamais été mises en œuvre.

Une communication régulière et transparente sur les résultats est donc essentielle.

 

4 - L’Humain au centre de l’animation 

Un bon atelier n’est pas uniquement une affaire de techniques ou d’outils. Ce qui compte, c’est la capacité de l’animateur à connecter avec les participants, à stimuler leur créativité et à gérer les dynamiques de groupe. Qu’il s’agisse de briser la glace en début de session, de gérer des personnalités complexes ou de relancer une discussion, l’attention portée à l’humain reste la clé.

L’atelier est avant tout un espace pour écouter et valoriser les participants. Comme l’a souligné une intervenante lors de l’atelier, "C’est la première fois qu’on vient me parler directement, et cela fait toute la différence."

En appliquant ces principes, vous pouvez transformer vos ateliers en véritables moteurs de collaboration et de changement.

 

 Conclusion 

Qu'il s'agisse de mener des interviews ou d'animer des ateliers, le succès repose sur plusieurs facteurs clés : une bonne préparation, une exécution adaptée au contexte et, surtout, une attention sincère portée à l’humain. En appliquant ces principes, vous pouvez transformer vos projets en succès collaboratifs. Comme nous l’avons vu, ces principes ne sont pas des recettes figées mais des cadres flexibles, que vous pouvez ajuster selon vos besoins. Faites preuve de créativité, et souvenez-vous que le succès repose avant tout sur l’attention portée aux individus.



Si ces méthodes et exemples vous inspirent ou si vous souhaitez approfondir leur mise en œuvre, Kaizen Solutions est là pour vous accompagner. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons travailler ensemble pour optimiser vos processus d’innovation et de transformation.

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